SG Wachsenburg Haarhausen

Aufgabenverteilung im Vorstand

Vorsitzende:

  • Verantwortung für den Gesamtverein

  • Festlegung von Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen in sportlicher, wirtschaftlicher und sozialer Hinsicht

  • Vertretung des Vereins nach innen und außen, Festigung des Ansehens des Vereins in der Öffentlichkeit

  • Koordination der Vorstandsarbeit für übergreifende Themen

  • Nachhalten von Themen aus den Vorstandsprotokollen

  • Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstands- und Mitgliederversammlungen

  • Einbringung von Plänen, Ordnungen, Programmen sowie des Haushaltsplanes in den Vorstand

  • Durchführung der Erfolgskontrollen von Vorstandsbeschlüssen sowie Beschlüssen der Mitgliederversammlungen

  • Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung von Sitzungen des Vorstandes und der Mitgliederversammlungen

  • Schriftverkehr im Auftrag des Vereins mit Gemeinde, Behörden, Anwälten etc.

Vorstand Recht und Medien

  • Außendarstellung des Gesamtvereines

  • Sammlung, Verarbeitung und Vermittlung wichtiger Informationen über den Verein

  • Beratung und Koordinierung der Ressorts in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit

  • Berichterstattung bzw. deren Veranlassung über erwähnenswerte Vorgänge im Verein an die Lokalpresse

  • Laufende Berichterstattungen über die Öffentlichkeitsarbeit im Vorstand

  • Vorbereitung von Änderungen der Satzung, Ordnungen und Richtlinien des Vereins

  • Sachverwalter von Verträgen und rechtsverbindlichen Unterlagen

  • Bearbeitung von Versicherungsfällen (Weiterleiten an Verein)

  • Bearbeitung von Sportunfällen nach dem Sportversicherungsvertrag

  • Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsträgern

  • Anmeldungen von Tanz- und Musikveranstaltungen des Vereins bei der GEMA

  • Anmeldung von meldepflichtigen Veranstaltungen bei den zuständigen Stellen (Polizei, Bezirksamt, Umweltamt, Verband, LSB usw.)

  • Pflege Website des Vereins in Zusammenarbeit mit den Ressortvorständen

  • Koordination des Auftritts in den sozialen Medien

  • Sicherstellen der Funktionalität der Lautsprecheranlage des Vereins; Organisation Stadionsprecher. für die erste Mannschaft

  • Postverteilung der E- Mails aus dem Postfach des dfb.net

  • Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens

Vorstand Finanzen

  • Verantwortet die Vereinsfinanzen

  • Führung des Kassenbuches und Durchführung Zahlungsverkehr

  • Fertigen von Statistiken, Berichten und Abrechnungen an Verbände und Verwaltungen (Landkreis, LSB, KSB, KFA) mit Unterstützung durch den Vorstand Wettkampfsport und Jugendsport durch entsprechende Zuarbeit

  • Erarbeitung des Entwurfs Haushaltsplan und Einbringung in den Gesamtvorstand

  • Kassieren von Mitgliedsbeiträgen

  • Erstellen von Rechnungen

  • Fertigung von außergerichtlichen Aufforderungsschreiben bei Zahlungsverzug

  • Koordinierung des Einzugs von Eintrittsgeldern

  • Verwaltung und Aufbewahrung sämtlicher Finanzunterlagen und Beschlüsse

  • Auszahlung von Aufwandsentschädigungen entsprechend der Beschlüsse des Gesamtvorstands

  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen in Abstimmung mit dem Vorsitzenden

  • Erarbeitung Jahresabschluss und Vorlage im Gesamtvorstand

  • Information des Vorsitzenden und der Ressortvorstände über Kassenlage sowie über die Einhaltung der Budgets

  • Fertigen des Jahresabschlusses

  • Vorbereiten der Zuschussanträge für Gerätebeschaffung, Übungsleiterausbildung usw.

  • Bearbeitung und Klärung von Finanzfragen in Buch- und Steuerangelegenheiten in Zusammenarbeit mit den Kassenprüfern sowie dem Vorsitzenden des Vereins

  • Überweisung von fälligen Rechnungen

  • Erstellung der LSB- und Verbandsstatistik Vermögensverwaltung und Steuern

  • Führen der Inventarliste

  • Beschaffung von Bürobedarf und deren Ausgabe

  • Vorbereitung und Bearbeitung der Steuererklärung des Vereins

Vorstand Wettkampfsport

Zugehörig zu diesem Ressort sind die Abteilungen Fußball (1. und 2. Männermannschaft) und Kegeln

  • Erarbeitung von Konzepten und Planung des Wettkampfbetriebes und Sportveranstaltungen des Ressorts

  • Planung und Durchführung von Mannschaftsmeldungen nach Abstimmung im Trainerstab in Zusammenarbeit mit Vorstand Jugendsport

  • Laufende Berichterstattung über den allgemeinen Sportbetrieb des Vereins im Vorstand

  • Vorschlagen von Sportlerehrungen im Gesamtvorstand

  • Anleitung und Beratung von Übungsleitern und Übungshelfern

  • Planung von Qualifizierungsmaßnahmen

  • Einbringung der Qualifizierungsvorschläge im Gesamtvorstand

  • Prüfung von Bedarfsanforderungen der Abteilungen

  • Freigabe im Rahmen der satzungsgemäßen Freigabekompetenzen

  • Abrechnungen der Kassenbelegen beim Vorstand Finanzen

  • Koordinierung der Hallenbelegung in Abstimmung der Vorstände Jugend- und Breitensport

Vorstand Jugendsport

Zugehörig zu diesem Ressort sind die Jugendabteilungen (derzeit Fußball Altersklassen A-G) und die Betreuung der Vereinsschiedsrichter

  • Erarbeitung von Konzepten und Planung des Wettkampfbetriebes und Sportveranstaltungen des Ressorts

  • Planung und Durchführung von Mannschaftsmeldungen nach Abstimmung im Trainerstab in Zusammenarbeit mit Vorstand Wettkampfsport

  • Durchführung regelmäßiger Trainersitzungen (Entwicklung, Soll / Ist Abgleich, Kommunikation zwischen Trainern und Spielern)

  • Einhaltung und Umsetzung der Jugendordnung

  • Regelmäßige Durchführung von Jugendtag- und Jugendausschusssitzungen, Information des Vorstandes über den aktuellen Stand

  • Laufende Berichterstattung über den allgemeinen Sportbetrieb des Vereins im Vorstand

  • Anleitung und Beratung von Schiedsrichtern des gesamten Verein sowie Schiedsrichterakquise

  • Vorschlagen von Sportlerehrungen im Gesamtvorstand

  • Anleitung und Beratung von Übungsleitern und Übungshelfern

  • Planung von Qualifizierungsmaßnahmen

  • Einbringung der Qualifizierungsvorschläge im Gesamtvorstand

  • Prüfung von Bedarfsanforderungen des Vorstandsressorts

  • Freigabe im Rahmen der satzungsgemäßen Freigabekompetenzen

  • Abrechnungen der Kassenbelegen beim Vorstand Finanzen

  • Spielerakquise in Zusammenarbeit mit den Trainern

  • Koordinierung der Hallenbelegung in Abstimmung der Vorstände Wettkampf- und Breitensport

Vorstand Marketing und Objekte

  • Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen für den Gesamtverein

  • Federführung und Umsetzung betreffend die Angelegenheiten (Reparaturmaßnahmen, Platzsperre etc.) des gesamten Sportgeländes in Haarhausen (Sozialgebäude und Platz) in Zusammenarbeit mit der Gemeinde sowie dem Vorsitzenden und den Vorständen Wettkampf- und Jugendsport

  • Gemeinsame Erarbeitung von Plänen für die Sportplatzbelegung (Haarhausen, Ichtershausen sowie Eischleben)- die einen reibungslosen Trainingsbetrieb gewährleisten in Zusammenarbeit mit dem Vorstand Wettkampf- und Jugendsport inkl. deren Beantragungen bei den entsprechenden Stellen

  • Überwachung der Sportplatzbelegungen für den Übungs- und Wettkampfbetrieb des Vereins

  • Erstellung und Führung einer Schlüsselausgabeliste der Schließanlage des Sportgeländes

  • aktive Gewinnung und Kontaktpflege von Sponsoren • Vorbereitung und Abschluss von Sponsorenverträgen

  • Vermietung des Sozialgebäudes (nicht Rasenplatz) des Agrolandsportparks

Vorstand Breitensport

Zugehörig zu diesem Ressort ist die Mitgliederbetreuung

  • Koordinierung und Aktivierung des Breiten- und Freizeitsports

  • Ausbau des Angebots im Breitensport in Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden

  • Organisation von Mannschaftskleidungen und deren Abwicklung 

  • Unterstützung der anderen Ressorts bei Engpässen und Fragen

  • Organisation und Koordinierung der Hallenbelegung in Absprache mit den Vorständen Wettkampf- und Jugendsport 

Mitgliederbetreuung

  • Verwaltung von Neuaufnahmen und Abmeldungen von Mitgliedern

  • Bestätigung von Kündigungsschreiben unter Nennung des Kündigungstermins

  • Überwachung der Mitgliedererfassung und regelmäßige Übergabe der Änderungen an die Vorstände